خطوات بسيطة ليكون بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا

عندما تعمل من المنزل أو حتى من الشركة ، و لك بريد إلكتروني تتلقى من خلاله

الطلبات والاستفسارات وملاحظات العملاء ، فإنه يصعب جدا إدارة الرسائل الواردة

والتعامل معها بسرعة كبيرة ، خصوصا إذا كنت تتلقى الكثير من الطلبات ورسائل

الشكر وحتى النقد والملاحظات المختلفة بريدك مليئ بالرسائل الواردة المقروءة

وغير المقروءة, دعني أمد إليك يد المساعدة لجعل بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا

ورائعا.

1- راقب باستمرار بريدك وحاول الرد سريعا إذا كنت تستطيع الرد على رسالة

واردة في أقل من دقيقتين فهذا جيد ، ورغم أن هناك الكثير من الأسباب التي

تجعل إدارة الرسائل الواردة صعب في ظل العمل ، فمن الحكمة عند التوقف عن

العمل لعشرة دقائق مثلا أن تستثمرها في الرد على رسائل الأخرين وقراءتها.

من الصعب جدا أن تفعل ذلك لكن عليك اتباع استراتيجية الدقيقتين والتي تقوم

بها في أي لحظة من وقت عملك.

2- حذف ، مسح ، إزالة عندما تنتهي من رسالة وتجيب عن الأسئلة والاستفسارات

الموجودة بها ، لماذا تتركها ؟ هناك الكثيرين ممن يتركونها من أجل الخوف من

احتياجها مستقبلا ، والحقيقة تقول العكس, عندما تنتهي من رسالة ما فمن الأفضل

حذفها, ما كنت تود قوله للمرسل تم إرساله وفي حالة خوفك من أن تحتاج إلى نفس

الرسالة في المحادثة المقبلة معه فمن الأفضل أخدها إلى الأرشيف وتنظيم هذا الأخير

خصص ملفا لرسائل العمل الضرورية وهكذا لبقية أنواع الرسائل الضرورية التي

تتلقاها, المهم الهدف أن يكون البريد الوارد فارغا كي تدير بشكل افضل الرسائل

الإلكترونية الواردة.

3- تنظيم إدارة الرسائل بالشكل المطلوب ربما الإطلاع على رسائل البريد كل لحظة

أو بعد كل مدة معينة يعد أمرا مرهقا ومكلفا للوقت أيضا ، المطلوب أن تحدد ساعة

في اليوم للقيام بذلك ، و يمكنك تقسيم ساعة على 3 مرات منها الثامنة صباحا

والثانية عشر ظهرا إضافة في وقت الخروج من العمل . على الأقل سيجعلك ذلك

تشعر براحة أكبر وتدير رسائل البريد بشكل افضل وترد على العملاء والاصدقاء

بشكل اسرع .